RODO 2018 – przetwarzanie danych osobowych

w działalności

UKS Czerwone Smoki Toshi

• 1

1. UKS Czerwone Smoki Toshi, dalej – Klub, przetwarza dane osobowe jedynie w celu realizacji celów statutowych.
2. Dane przetwarzane są zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą.
3. Dane zbierane są w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach
   i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami. Celami zbierania danych osobowych są:
   1. sprawne zarządzanie bieżącą działalnością szkoleniową;
   3.2. sprawne zarządzanie udziałem  adeptów i członków ich rodzin w rywalizacji sportowej.

• 2

1. Zakres przetwarzania danych osobowych zależny jest od tego, czy dany adept jest zawodnikiem, czy też jest tylko osobą korzystającą ze szkolenia sportowego i imprez integracyjnych Klubu.
2. W przypadku zawodnika Klub przetwarza następujące dane: imię i nazwisko, dokładna data urodzenia, pełny adres zamieszkania, telefony do rodziców / opiekunów prawnych, adres mailowy rodzica i/lub adepta, dane antropometryczne, zdjęcia portretowe i grupowe, wyniki testów sprawnościowych, dane dotyczące przebiegu szkolenia i osiąganych wyników sportowych, oświadczenia lekarskie o zgodzie na wykonywanie sportu ;
3. W przypadku osoby korzystającej ze szkolenia sportowego i imprez integracyjnych Klub przetwarza następujące dane: imię i nazwisko, rok urodzenia, nazwa miejscowości zamieszkania, telefon do rodzica / opiekuna prawnego, adres mailowy rodzica/ opiekuna prawnego, zdjęcia grupowe ( dokumentacja obecności ), oświadczeniu lekarskim o braku przeciwwskazań / zdolności do udziału w zajęciach sportowych judo/ jujitsu.
4. Wszystkie dane osobowe zawodników istnieją ( mogą istnieć ) w postaci papierowej
   i elektronicznej. Wersje papierowe zdeponowane są tylko pod adresem : Al. Jerozolimskie 202 bud 8, 02-486 Warszawa ( miejsce pracy osoby prowadzącej księgowość Klubu). Wersja elektroniczna wszystkich danych osobowych zawodników – jak wyżej, oraz – laptop Prezesa Klubu, zlokalizowany w Brwinowie 05-840, ul. Kępińska 84a. wybrane dane – komputer stacjonarny / laptop  Skarbnika Klubu, zlokalizowany w siedzibie Klubu –
   Starego Dębu 9, 05-830 Nadarzyn.
5. Dane osobowe osób korzystających ze szkolenia sportowego i/lub imprez integracyjnych maja postać:

5.1. papierową – tylko deklaracja członkowska – w przypadku korzystających ze szkolenia
sportowego, zdeponowana pod adresem Al. Jerozolimskie 202 bud 8, 02-486
Warszawa;

5.2. elektroniczną – istniejącą w postaci listy obecności( z telefonem do rodzica/ opiekuna
prawnego lub samego adepta)   w urządzeniu mobilnym właściwego trenera, w laptopie
i/lub urządzeniu mobilnym Prezesa i Skarbnika Klubu.

6. Elektroniczne listy obecności zawierające imiona i nazwiska adeptów, oraz telefon do rodzica/ opiekuna prawnego posiadają też trenerzy.
7. Listy obecności bez telefonu rodzica/ opiekuna, natomiast z podaniem nazwy miejscowości zamieszkania, oraz zdjęcia grupowe dokumentujące obecności na zajęciach udostępniane są raz w roku organom samorządowym dotującym działalność Klubu.

• 3

1. Dane przetwarzane są przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne. Dane zawodników, lub właściwe tylko zawodnikom – przetwarzane są tylko przez okres kariery zawodniczej.
   Dane osób korzystających ze szkolenia sportowego – tylko przez okres trwania tego szkolenia.
2. Przetwarzanie danych osobowych osoby korzystającej ze szkolenia ( w tym zawodników ) rozpoczyna się z chwilą dobrowolnego złożenia deklaracji członkowskiej.
3. Dane są prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane. Aktualizacja danych odbywa się nie rzadziej, niż raz w roku.
4. Dane przetwarzane są w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych; wersje papierowe – w pomieszczeniach o ograniczonym dostępie – z dozorem elektronicznym, na terenie strzeżonym fizycznie. Dane osobowe w wersji elektronicznej przechowywane są
   w plikach / platformach cyfrowych zabezpieczonych hasłami, lub / i – zaszyfrowanych,
   w urządzaniach mobilnych o istotnie ograniczonym dostępie osób postronnych.
5. Przetwarzanie danych osobowych osoby korzystającej ze szkolenia ( w tym zawodników ) ustaje z chwilą złożenia stosownej deklaracji pisemnej( także w postaci listu elektronicznego ) o zakończeniu członkostwa w Klubie / i/ lub szkolenia sportowego, potwierdzonej obustronnie podpisanym oświadczeniem o braku jakichkolwiek wzajemnych roszczeń natury, finansowej, materialnej i niematerialnej.